E-mail jest wygodny, ale nie jest prywatną szafą na dokumenty. Załączniki mogą być przekazywane dalej, synchronizowane, tworzone ich kopie zapasowe i otwierane na współdzielonych urządzeniach. Jeśli plik PDF zawiera dane osobowe lub informacje wrażliwe dla firmy, dodanie hasła to rozsądny dodatkowy krok.
Użyj hasła, które nie jest oczywiste, i wyślij je innym kanałem niż plik PDF. Na przykład wyślij chroniony plik PDF e-mailem, a hasło przekazuj przez telefon lub czat. Nie umieszczaj obu w tej samej wymianie e-maili.
Chroń plik PDFstosuje szyfrowanie dokumentu, tak aby odbiorca potrzebował hasła, aby go otworzyć.