Bạn nhận được một bản PDF đã chỉnh sửa kèm ghi chú rằng "chỉ vài chỉnh sửa nhỏ" hoặc "không có gì thay đổi đáng kể". Là một chuyên gia rà soát hợp đồng, tài liệu chính sách hoặc báo cáo, bạn không thể tin điều đó at face value - nhưng việc đọc hai tài liệu nhiều trang song song để tìm khác biệt là loại công việc khiến người ta bỏ sót các chi tiết.
Một công nghệ so sánh (diff) đúng chuẩn sẽ cho bạn biết chính xác những gì đã thay đổi: câu được thêm vào, điều khoản bị xóa, con số được sửa đổi, phần bị sắp xếp lại. Dưới đây là cách thực hiện.
Phương pháp 1: So sánh tài liệu bằng Adobe Acrobat
Adobe Acrobat Pro có tính năng Compare Documents tích hợp sẵn, tạo ra bản so sánh trực quan song song:
- Mở một tệp PDF trong Acrobat Pro.
- Truy cậpTools -> Compare Files.
- Đặt phiên bản cũ làm Tệp 1 và phiên bản mới làm Tệp 2.
- Nhấp vàoSo sánh. Acrobat tạo một báo cáo kèm theo các chú thích đánh dấu mọi thay đổi - văn bản được thêm có màu xanh lá, văn bản bị xóa có màu đỏ, các khu vực được sửa đổi được làm nổi bật.
Đây là phương pháp kỹ lưỡng nhất cho các tệp PDF nhiều văn bản. Hạn chế là rõ ràng: Acrobat Pro phải trả phí.
Phương pháp 2: Chuyển sang Word và dùng Track Changes
Đối với các tệp PDF gốc chuyển đổi sang Word dễ dàng:
- Chuyển đổi cả hai phiên bản sang DOCX bằng cách dùngPDF sang Word.
- Mở tệp DOCX gốc trong Microsoft Word.
- Chuyển đếnReview -> Compare -> Compare Documents.
- Chọn tài liệu gốc và tài liệu sửa đổi, sau đó nhấn OK.
- Word tạo ra một tài liệu có theo dõi thay đổi hiển thị mọi nội dung được chèn và xóa.
Cách này hoạt động tốt nhất khi PDF có văn bản sạch - không có trang quét, ít định dạng phức tạp. Bảng, bố cục nhiều cột và phần đầu trang đôi khi bị chuyển đổi lộn xộn, có thể tạo ra sự khác biệt sai trong kết quả so sánh. Hãy dùng cách này cho hợp đồng, thư từ và tài liệu nhiều chữ.
Cách 3: Pagivo Compare PDF (sắp ra mắt)
Pagivo đang xây dựng mộtCompare PDFcông cụ chuyên dụng tải lên cả hai phiên bản và trả về một PDF có chú thích làm nổi bật mọi thay đổi văn bản - không cần bước chuyển đổi Word, không cần thuê bao Acrobat. Công cụ này sắp ra mắt. Trong lúc chờ đợi, phương pháp so sánh Word hoạt động tốt với hầu hết tài liệu văn bản.
Cách 4: Với PDF quét - những gì bạn thực sự đang so sánh
Nếu một trong hai phiên bản là PDF quét - ảnh chụp của trang thay vì PDF kỹ thuật số gốc - thì không phương pháp so sánh dựa trên văn bản nào sẽ hoạt động, vì không có văn bản để so sánh. Bạn đang so sánh hình ảnh.
Các lựa chọn cho so sánh bản quét:
- So sánh trực quan song song:Chia màn hình của bạn và đặt cả hai tệp PDF cạnh nhau ở cùng mức thu phóng. Nhàm mòn nhưng đáng tin cậy cho các tài liệu ngắn.
- OCR trước:Chạy OCR trên cả hai tệp PDF đã quét để thêm lớp văn bản có thể tìm kiếm, sau đó so sánh văn bản bằng Phương pháp 2 ở trên. Độ chính xác của OCR phải cao thì phương pháp này mới phát hiện được các thay đổi nhỏ - chỉ một ký tự bị đọc sai cũng có thể tạo ra sự khác biệt giả.
- So sánh các pixel hình ảnh:Người dùng nâng cao có thể xuất từng trang dưới dạng hình ảnh và sử dụng công cụ so sánh chênh lệch hình ảnh. Sự khác biệt ở cấp độ pixel hiển thị rõ ràng nhưng bao gồm cả hiện tượng kết xuất và nhiễu nén gây báo cáo sai.
Mẹo thực tế để có kết quả đáng tin cậy
- Kiểm tra số trang trước.Nếu tài liệu đã sửa đổi có đánh số trang khác, có thể các trang đã được chèn thêm hoặc xóa đi - hầu hết các công cụ so sánh (diff) sẽ báo nhiều sai khác giả nếu việc căn chỉnh trang bị lệch.
- Bỏ qua những thay đổi chỉ về định dạng.Nếu ai đó chỉ thay đổi phông chữ, lề hoặc giãn dòng mà không thay đổi từ ngữ,那么 công cụ so sánh ở mức từ sẽ không hiển thị những thay đổi đó. Sử dụng công cụ so sánh trực quan nếu các thay đổi định dạng là quan trọng.
- Chú ý đến các con số."Chỉnh sửa nhỏ" trong hợp đồng thường có nghĩa là một con số nào đó đã bị thay đổi - một tỷ lệ phần trăm, một mức giá, một ngày tháng. Luôn tìm kiếm cụ thể các thay đổi về số liệu.