اسناد Word به طور پیش‌فرض قابل ویرایش هستند. این ویژگی هنگام نگارش مفید است، اما زمانی که نسخه نهایی را ارسال می‌کنید ریسک‌آفرین است. فونت‌ها، اندازه‌های صفحه، حاشیه‌ها و برنامه‌های اداری مختلف می‌توانند باعث شوند که سند هنگام باز شدن توسط گیرنده دوباره چیده شود.
PDF چیدمان بصری را قفل می‌کند. عنوان‌ها، شکستگی صفحات، جداول و خطوط امضا دقیقاً در جایی که شما قرار داده‌اید باقی می‌مانند. به همین دلیل است که درخواست‌های شغلی، قراردادها، تحویل‌های مدرسه و فاکتورها معمولاً به‌صورت PDF امن‌تر هستند.
استفاده کنید ازWord به PDFزمانی که سند نهایی شده و آماده به اشتراک‌گذاری است. فایل اصلی Word را برای ویرایش‌ها نگه دارید، اما زمانی که گیرنده باید آن را بدون تغییر چیدمان بخواند، چاپ کند یا بایگانی کند، PDF را ارسال کنید.